Case Study · יבואני תריסי עץ
אחוזת בית — מ-7 אקסלים למערכת אחת
עסק משפחתי ליבוא ושיווק תריסי עץ באזור השרון. עד שהגענו, כל הזמנה ניהלה את עצמה ב-7 מקומות שונים — והפעם הזאת ש"הזמנה נפלה בין הכיסאות" קרתה בערך פעם בשבוע.
מאקסלים למערכת
הזמנות שנופלות בחודש
שבועות מ-0 לחי
לפני
איפה ניהלו כל הזמנה
7 מקומות שונים. בלי אינטגרציה. בלי גיבוי. בלי דרך לראות "מה קורה עכשיו".
כל הזמנה מתחילה בשיחה — שמות לקוחות, מידות, תאריכים מבוקשים
פתק על השולחן
המידות מוקלדות בכתב יד אחרי מדידה בשטח. לפעמים נופל מתחת לשולחן
אקסל הזמנות
יומן הזמנות פעילות, מתעדכן ידנית. שדות לא תמיד מתאימים בין שורות
אקסל חשבוניות
מספרי חשבוניות, סכומים, סטטוס תשלום. נפרד מהאקסל הקודם
גוגל-דרייב לקבצי DXF
תיקיות עם תוכניות הייצור. צריך לזכור איזה DXF שייך לאיזו הזמנה
יומן נייר
תאריכי התקנה. אם דף נקרע — מאבדים שבוע של תאריכים
פנקס שיקים
תיעוד תשלומים שמגיעים. צריך להצליב מול האקסל של החשבוניות
התוצאה: בערך פעם בשבוע הזמנה "נופלת בין הכיסאות". או שמידה הוקלדה לא נכון, או שתאריך ההתקנה לא הגיע ללקוח, או שהחשבונית נשכחה לחודשיים. כל פעם — שיחת טלפון מבוכה, פיצוי, או לקוח שמתבטל.
אחרי
המערכת החדשה
כל ההזמנות במקום אחד. אינטגרציה אמיתית. אפס double-entry.
דשבורד יומי
מסך פתיחה שמראה הכל במבט אחד: שווי עסקאות פעילות, פרויקטים בסטטוסים, הצעות מחכות לאישור, מה הגיע לארץ ומה בדרך.
מחשבון הצעות מחיר
מחשבון פנימי שמכיר את כל הפריטים, הגדלים והתעריפים. בונים הצעה מותאמת ללקוח בכמה לחיצות במקום אקסל.
שיתוף הצעות עם הלקוח
כפתור אחד יוצר קישור ייעודי להצעת מחיר שהלקוח רואה בעיצוב נקי, יכול לאשר אונליין, וכל הפעולות שלו נרשמות במערכת.
ניתוח עסקי עם AI
המערכת מנתחת מגמות, ביצועי מוצרים, ועונות חזקות / חלשות. AI נותן תובנות שעוזרות להחליט מה לקדם ומה לצמצם — לא רק תחושת בטן.
ניתוח יצרן ועלויות
עלויות מוצרים לפי ספק, סיכום עלויות לכל פריט, השוואת ספקים, וזיהוי איפה אפשר להוזיל. כל מספר שהוא מקבל מספק נכנס למערכת ומשפיע על דוחות הרווחיות.
ניהול הזמנות וסטטוסים
כל הזמנה במקום אחד עם סטטוס ברור (אישור / ייצור / בדרך לארץ / מוכן / נמסר). פילטרים, חיפוש מהיר, וצבעים שמספרים סיפור.
ארכיון פרויקטים מרכזי
כל פרויקט עם המידות, המסמכים, התמונות, וההיסטוריה מקושר ללקוח. אפס חיפוש בקלסרים — חיפוש בלחיצה אחת.
עוזר חכם AI לשאילתות
שואלים את המערכת בעברית רגילה — 'כמה הזמנות פתוחות מעל חודש?', 'איזה לקוח שילם הכי הרבה השנה?' — ומקבלים תשובה מיידית מהנתונים.
סיכום 'מה חדש'
סוכן AI פנימי שמסכם בכל התחברות מה השתנה מאז המפגש האחרון — הזמנות חדשות, סטטוסים שזזו, התראות שדורשות תשומת לב.
אבטחה מתקדמת
הגנה מפני XSS, הרשאות לפי תפקיד (אדמין / עובד), כפתור איפוס סיסמה, ולוגים מלאים של כל פעולה. נבנה מההתחלה לעמוד בבדיקות אבטחה.
מובייל משופר
ממשק שמותאם לעבודה מהשטח — הצעת מחיר ללקוח אצלו בבית, אישור הזמנה ביציאה מהמשרד, צפייה בסטטוס תוך כדי נסיעה. עובד מצוין בנייד.
דוחות חיים
הכנסות, הוצאות, רווחיות לפי מוצר, ביצועי לקוחות, וזמני אספקה — מתעדכנים בזמן אמת. בלי לחכות לסוף החודש.
לוח הזמנים — 8 שבועות
לא חצי שנה של "מתכננים". פיצ'ר בעבודה כל שבועיים-שלושה.
הבנה מעמיקה של התהליך
ישבנו עם הצוות במשרד, צילמנו את כל הפתקים והאקסלים, ומיפינו את הזרימה האמיתית של הזמנה — מהשיחה הראשונה עם הלקוח ועד למסירה. לא את מה ש'אמורים' לעשות.
MVP — דשבורד וניהול הזמנות
הראשון לעבוד היה דשבורד יומי + ניהול הזמנות עם סטטוסים. שבועיים מההתחלה הם כבר עבדו על המערכת במקביל לאקסלים, ובדקו שהכל מסתנכרן.
ארכיון פרויקטים + מחשבון הצעות
הוספנו את ארכיון הפרויקטים המלא (מידות, מסמכים, היסטוריה) ואת מחשבון הצעות המחיר המותאם — שני המודולים שחיסכו הכי הרבה זמן ידני.
ניתוח עסקי עם AI + 'מה חדש'
מודול הניתוח העסקי שמזהה מגמות ומציע תובנות, וסוכן AI פנימי שמסכם בכל התחברות מה השתנה. שני הפיצ'רים שהפכו את המערכת ממאגר נתונים לכלי החלטה.
מעבר מלא + אימון
השלמנו את העברת ההיסטוריה מהאקסלים, ערכנו פגישת אימון עם הצוות, ועקבנו אחרי השבוע הראשון. מאותו רגע — המערכת היא המקור היחיד לאמת.
הסטאק
בלי vendor lock-in. כל מתכנת חיצוני יוכל להמשיך מחר.
התנסות חיה
המערכת מבפנים
סיור אינטראקטיבי בין מסכי המערכת — לחצו על הכפתורים כדי לראות איך נראה כל מודול.
* הנתונים להמחשה בלבד — לקוח אמיתי רואה רק את הנתונים שלו
סיכום יומי
* כל הנתונים להמחשה בלבד
רוצה דוגמה כזאת לעסק שלך?
אם אתה מנהל את העסק ב-3+ אקסלים והרגשת לפחות פעם אחת שהזמנה נפלה בין הכיסאות — בוא נדבר. אני סולו, לוקח לקוח אחד בכל פעם, ועונה תוך 24 שעות.